Metodología Lean: cómo introducir metodologías ágiles sin resistencia interna
Siempre se ha hecho así. ¿Te suena de algo esta frase? Probablemente sea una de las más repetidas de nuestro idioma cuando alguien propone un cambio y otros se deben enfrentes a él. Y también una de las principales barreras para evolucionar. Y cómo no…, esto pasa mucho en las empresas.
Lo conocido nos hace sentir cómodos. Sin embargo, pocas veces es el camino que más nos hace crecer. Las empresas conocen bien esta realidad, pues se enfrentan constantemente a este desafío. Pero para seguir siendo competitivas, necesitan evolucionar al mismo ritmo que su entorno. De esa necesidad surge la Metodología Lean, una filosofía que invita a cuestionar la forma en la que trabajamos para hacerla más eficiente a través de herramientas ágiles.
Podríamos decir que Lean parte de una idea muy simple: muchas veces, menos, es más. No pretende añadir procesos, controles o herramientas, sino cuestionar todo aquello que ya existe para conservar únicamente lo que realmente aporta valor. En otras palabras, invita a preguntarse si la forma en la que trabajamos sigue respondiendo a las necesidades actuales de la empresa o si, simplemente, seguimos haciéndolo así por costumbre.
Lean: una forma diferente de entender el trabajo
El origen de la Metodología Lean se remonta al sistema de producción de Toyota que, tras la Segunda Guerra Mundial, necesitaba encontrar una forma distinta de trabajar para seguir siendo competitiva. Al no disponer de los mismos recursos que sus competidores, no podía permitirse producir mayores cantidades, desperdiciar materiales ni cometer errores que les obligaran a repetir el trabajo. Podríamos decir que, sin duda, ante esta realidad, Toyota hizo de la necesidad virtud y lo convirtió en una ventaja competitiva.
A partir de ahí nació un modelo basado en eliminar todo aquello que no aportaba valor y mejorar continuamente los procesos. Con el tiempo, esa filosofía ha traspasado la industria del automóvil y ha comenzado a aplicarse en empresas de prácticamente cualquier sector. Hoy, organizaciones de todos los tamaños y sectores recurren a sus principios para adaptarse mejor a los cambios y dinamizar sus procesos.
Con el paso de los años han surgido diferentes metodologías que permiten aplicar esta filosofía de una forma práctica. Son las llamadas metodologías ágiles, un conjunto de herramientas pensadas para ayudar a las empresas a organizar mejor su trabajo y adaptarse al cambio de forma progresiva.
Por ejemplo, si una empresa necesita saber en qué punto se encuentra cada tarea y detectar bloqueos rápidamente, puede recurrir a Kanban, una metodología basada en la visualización del trabajo. Si, en cambio, trabaja por proyectos y necesita adaptarse continuamente a los cambios, Scrum puede resultar más apropiada. Otras metodologías, como Kaizen o las 5S, ponen el foco en la mejora continua y en la organización del entorno de trabajo.
Una metodología para cada empresa
No existe una metodología mejor que otra. Cada empresa deberá escoger aquellas herramientas que mejor se adapten a su forma de trabajar y a sus necesidades, pues todas ellas comparten una misma filosofía: fomentar la colaboración, mejorar la comunicación y facilitar la entrega rápida de resultados. No obstante, aunque contemos con diferentes opciones y debamos elegir cuidadosamente aquella que mejor se integre en nuestra realidad, lo más importante para que una implantación tenga éxito reside, como habrás podido adivinar, en otro lugar: las personas.
Cuando llevamos años realizando una tarea de la misma manera, cambiar nuestros hábitos no siempre es sencillo. Con el tiempo, interiorizamos los procesos hasta hacerlos casi de forma automática: sabemos qué paso viene después o dónde encontrar cada cosa sin necesidad de detenernos a pensarlo. Si esa forma de trabajar nos ha dado resultado hasta ahora, es lógico que la consideremos adecuada.
Por eso, quienes mejor pueden detectar qué merece la pena cambiar son muchas veces las personas que trabajan directamente con cada proceso. Saben dónde aparecen los errores, qué tareas consumen más tiempo del necesario o qué pasos podrían simplificarse. Su experiencia puede revelar problemas que no aparecen sobre el papel y también soluciones que difícilmente encontraría alguien que no conoce ese trabajo desde dentro.
Lean apuesta precisamente por aprovechar ese conocimiento y lo incorpora en la mejora de los procesos. Las personas que participan directamente en ellos deben tener un espacio para proponer cambios, sugerir mejoras y comprobar si los cambios funcionan realmente. La visión de quienes trabajan sobre el terreno aporta una perspectiva que difícilmente puede sustituirse desde la planificación estratégica.
Cómo empezar a aplicar Lean en tu empresa
Una de las ideas más extendidas cuando hablamos de modernizar procedimientos es imaginar una gran transformación. Sin embargo, cualquier proceso de cambio necesita tiempo para asentarse, por lo que conviene avanzar paso a paso. En el caso de Lean, una implantación puede desarrollarse durante meses o incluso años, siguiendo una hoja de ruta en la que cada mejora se consolida antes de abordar la siguiente.
¿Pero, por dónde empiezo? El primer paso es conocer el punto de partida. ¿Dónde se pierde más tiempo? ¿Qué tareas generan más errores? ¿Qué actividades ralentizan otros procesos? Estas preguntas ayudarán a encontrar aquellos procesos que más margen de mejora tienen. La filosofía Lean engloba todas estas pérdidas bajo un concepto muy concreto: el desperdicio.
En Lean, un desperdicio no siempre es un material que acaba en la basura, también puede ser un correo que pasa por cuatro personas antes de enviarse, una aprobación que tarda una semana o una reunión innecesaria. Son situaciones pequeñas que pueden pasar desapercibidas, pero que, cuando se repiten, terminan ocupando una parte importante del tiempo de una empresa.
Para localizar el llamado “desperdicio” existen herramientas como el Value Stream Mapping (VSM) o Mapa Del Flujo de Valor. Su función es representar visualmente el recorrido completo de un proceso, desde que comienza hasta que finaliza. De esta forma podemos ver qué pasos aportan valor, dónde se producen esperas y qué actividades podrían simplificarse o desaparecer.
Con este diagnóstico resulta más sencillo establecer prioridades y determinar, según las necesidades de la empresa, cuál de las metodologías y herramientas que hemos visto puede ayudarnos a alcanzar los objetivos que nos hemos marcado.
Y para saber si las mejoras funcionan, hay que medirlas. Para ello podemos establecer algunos indicadores, también llamados KPI por sus siglas en inglés (Key Performance Indicator o Indicador Clave de Rendimiento), que nos permitan comparar la situación inicial con los resultados que vayamos obteniendo. Algunos ejemplos de indicadores habituales son el tiempo necesario para completar un pedido o la tasa de errores. Lean se apoya precisamente en esa revisión constante: un proceso no se vuelve estático tras pasar una revisión. Si aparecen nuevas dificultades, podremos aplicar los ajustes necesarios y encontrar nuevas formas de seguir mejorando.
Y, por supuesto, también tendremos que dedicar la atención y el tiempo necesarios a que las personas que van a llevar estos cambios a la práctica se familiaricen con ellos. La formación ayudará a entender los nuevos procedimientos y herramientas, mientras que escuchar las dificultades que surjan durante las primeras fases nos permitirá hacer los ajustes necesarios. Dar tiempo para que cada cambio se incorpore a la forma de trabajar facilitará que podamos consolidarlo antes de continuar con el siguiente.
Más allá de una mejora puntual, lo que nos enseña Lean es a no estancarnos. Una implantación que hoy funciona puede necesitar cambios mañana si cambia la realidad de la empresa, puede que una técnica deje de tener sentido o que unas pocas mejoras sean suficientes para conseguir una transformación importante. Lean pretende quedarse con nosotros como una filosofía de vida y ayudarnos a dejar atrás la rigidez de los procesos de trabajo.
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