Cómo pasar del excel al control digital de tu negocio (sin morir en el intento)
Excel ha sido un gran amigo, podríamos decir que de los más inseparables. Más de 40 años de continuidad es un título reservado a unos pocos. Quien sabe utilizar y sacarle todo el partido a Excel tiene casi el cielo ganado. Puede ser una herramienta muy útil para realizar cálculos avanzados, organizar información y crear tablas dinámicas. Y aunque Excel no está acabado, ni mucho menos, hoy en día disponemos de una serie de herramientas digitales para el control del negocio que van un paso más allá.
La confianza que tantos negocios depositan en esta herramienta se debe, en gran parte, a su sencillez, accesibilidad y adaptabilidad a diferentes proyectos. Para una primera toma de contacto, Excel nos ofrece una versión gratuita en web completa. Sin embargo, la experiencia puede resultar menos ágil y cómoda cuando el trabajo empieza a aumentar de volumen. A ello se suman las opciones de licencia permanente y planes de suscripción, que, si bien son de pago, son mucho más asequibles al compararlos con otras herramientas. Todo ello la posiciona como uno de los recursos más utilizados en gestión empresarial. Pero, en plena revolución tecnológica, nuestro fiel compañero empieza a no poder abarcarlo todo.
Excel ya no puede con todo y necesita otros aliados digitales
Para un pequeño negocio con una realidad muy sencilla, puede que Excel siga siendo suficiente. Sin embargo, cuando el volumen de información empieza a crecer, la historia cambia. Muchas empresas siguen gestionando su día a día con hojas de cálculo que ya no responden a sus necesidades. Es ahí cuando los errores dejan de ser algo puntual y empiezan a formar parte de la rutina: una fórmula colocada en la celda equivocada, un dato sobrescrito por error, una versión distinta del mismo archivo o una referencia que deja de funcionar, son errores que pueden echar por tierra horas (o incluso meses) de trabajo. Si alguna vez has perdido una mañana buscando por qué una fórmula ha dejado de cuadrar, o has tenido que revisar cientos de filas para localizar un error, probablemente sepas de qué estamos hablando…
Cuando el trabajo crece y los procesos dejan de depender de una sola persona para pasar por varias manos, empiezan a aparecer también distintas versiones de un mismo archivo. Lo que antes era una única hoja de cálculo acaba convirtiéndose en varias copias repartidas entre carpetas, ordenadores o correos electrónicos. El resultado es una pregunta tan habitual como frustrante: ¿cuál es el archivo correcto? Además del tiempo que se pierde comprobándolo, trabajar sobre una versión desactualizada puede provocar errores que afectan al resto del proceso y del equipo.
En muchas empresas hay hojas de cálculo que han evolucionado durante años hasta dejar de ser simples documentos para convertirse en pequeños sistemas vivos. Quien las ha creado sabe dónde está cada dato, qué pestaña alimenta a otra, qué fórmulas no conviene tocar y qué hacer cuando algo deja de cuadrar. Para el resto del equipo, sin embargo, resulta mucho más difícil orientarse. Si esa persona está de vacaciones, cambia de puesto o deja la empresa, una parte importante del conocimiento se va con ella.
¿Qué necesita realmente mi negocio?
El primer paso consiste en reconocer que Excel se ha quedado pequeño. Una vez identificado el problema, llega el momento de buscar una solución que nos permita gestionar la información de una forma más eficiente. Pero antes de tomar una decisión, conviene detenerse un momento y analizar en qué punto se encuentra la empresa y qué necesidades tiene realmente, para que nos pueda seguir acompañando a medida que nuestro negocio vaya creciendo.
Las respuestas a estas preguntas suelen dejar bastante claro dónde están los principales problemas. En gestión empresarial se conocen como cuellos de botella: procesos que ralentizan el trabajo porque consumen más tiempo del necesario o concentran un mayor número de errores. En muchas empresas aparecen precisamente en tareas que todavía se realizan con Excel, como actualizar el stock, elaborar informes, revisar pedidos o buscar información repartida entre distintos archivos. Identificarlos nos ayudará a saber qué procesos conviene mejorar antes de elegir una nueva herramienta.
La herramienta adecuada en el momento idóneo
Una vez identificadas las necesidades de la empresa, llega el momento de conocer las soluciones disponibles. En los últimos años han surgido numerosas plataformas capaces de centralizar la información y gestionar diferentes áreas del negocio desde un único lugar. Es aquí donde entran en juego herramientas como los ERP (Enterprise Resource Planning) o los CRM (Customer Relationship Management). Mientras que los CRM están orientados a la gestión de clientes, los ERP permiten integrar en un único sistema áreas como compras, ventas, inventario o facturación. También existen plataformas que combinan ambas funcionalidades, ofreciendo una visión global de las diferentes áreas de negocio y facilitando el acceso a toda la información desde un mismo entorno.
Otra de las limitaciones de Excel aparece cuando la información está repartida entre diferentes archivos. Consultar el estado de un pedido, comprobar el stock disponible o revisar la evolución de las ventas conlleva poner la lupa sobre varias hojas de cálculo antes de dar con el dato correcto. Al final, acabas con un sinfín de pestañas abiertas, saltando de un archivo a otro mientras intentas recordar dónde estaba la información, quién actualizó ese documento por última vez o preguntando a un compañero si sabe dónde encontrarla. ¿Te suena?
Cambiar también es un proceso
Uno de los errores más habituales es querer sustituir todos los procesos de golpe. Cuando una empresa lleva años trabajando de una determinada manera, cambiar los hábitos de un día para otro no suele ser la mejor opción. La experiencia demuestra que una transición gradual ofrece mejores resultados. Empieza por el proceso que más tiempo consume o más errores genera y ve incorporando el resto poco a poco. Mientras tanto, puedes mantener Excel como archivo histórico de consulta, pero empezar a gestionar los nuevos flujos de trabajo diario desde la nueva herramienta.
Tan importante como elegir la herramienta adecuada es acompañar al equipo durante el cambio. La implantación no termina cuando el software se instala; las personas también necesitan un periodo de adaptación. Una formación adecuada ayudará a que los empleados incorporen la nueva forma de trabajar con confianza. De este modo, será menos probable que vuelvan a recurrir a las hojas de cálculo por costumbre o por desconocimiento.
Excel nos ha acompañado durante décadas y seguirá siendo una herramienta muy útil para multitud de tareas. Como ocurre con esos compañeros de viaje que siempre han estado ahí, acabamos cogiéndoles cariño y cuesta imaginarse la vida diaria en la oficina trabajando sin ellos. Pero las empresas cambian, crecen y afrontan nuevos retos. Y, aunque cambiar una forma de trabajar nunca es fácil, incorporar nuevas herramientas no tiene por qué ser complicado. Al fin y al cabo, crecer también consiste en contar con las herramientas adecuadas para afrontar cada nueva etapa.
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